網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版每撥打或接聽一個(gè)電話都是需要成本。要接聽的客戶電話量也是相當(dāng)?shù)拇?。而在這些電話中，有一定量的電話是可以通過一些產(chǎn)品或服務(wù)的改進(jìn)和彌補(bǔ)而減少或者杜絕的。所以，有效降低網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版的成本之一便是減少不必要的電話量。

    首先是客戶請求聯(lián)絡(luò)和服務(wù)的原因或根源是有效降低網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版來話總量的步。網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版應(yīng)該主動發(fā)起和支持這種跨部門的改進(jìn)行動，去除來話根源，有效降低來話量。

    從來話量多的類別開始總結(jié)來話的根源。

    1、把不同來電類別的根源按照優(yōu)先級進(jìn)行排序;

    2、逐一列出客戶打電話來的原因;

    3、把這些原因進(jìn)行歸類整理;

    4、根據(jù)來話量的多少把這些類別進(jìn)行排序。

    企業(yè)網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版應(yīng)該從以下五個(gè)方面或其中的某些方面來找出有效降低來電量的方法：

    1、大部份的客戶來電的主要原因是想了解他們的定單處理的進(jìn)程，想知道確當(dāng)前的狀態(tài)或的情況。網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版能夠有效降低此類來話量。告知的方法可以是短信、電子郵件、傳真、網(wǎng)站或者是業(yè)務(wù)不忙時(shí)的主動呼出等等。

    2、確保兌現(xiàn)產(chǎn)品與服務(wù)的交付承諾，比如：當(dāng)客戶預(yù)約了一項(xiàng)服務(wù)，而企業(yè)服務(wù)交付超過了承諾時(shí)限的時(shí)候，十有八九客戶會打電話來詢問情況或抱怨。所以，兌現(xiàn)約定的服務(wù)承諾也可以有效地降低因此而引發(fā)的客戶來電。網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版需及時(shí)總結(jié)和測算相關(guān)的業(yè)務(wù)量和成本支出，促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的改進(jìn)行動。

    3、通過制訂和實(shí)施客戶主動告知計(jì)劃，網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版就能夠有效降低此類來話的數(shù)量。他們只是想知道的當(dāng)前的狀態(tài)或的情況。告知的方法可以是短信、電子郵件、傳真、網(wǎng)站或者是業(yè)務(wù)低谷時(shí)段的主動呼出等等。許多客戶來電的原因是想知道他們的定單處理的怎樣了，什么時(shí)候能收到貨物;他們反映的標(biāo)題題目處理的怎樣了，什么時(shí)候能有一個(gè)確切的答復(fù);他們剛剛消費(fèi)了一大筆款項(xiàng)，銀行的記錄是否準(zhǔn)確無誤等信息。

    4、產(chǎn)品或市場部門可以通過適當(dāng)?shù)姆绞絹硪龑?dǎo)客戶的行為。提供給客戶通俗易懂的產(chǎn)品使用說明書：晦澀難懂或邏輯混亂的產(chǎn)品使用說明書必然要引發(fā)客戶來電尋求安裝和使用的幫助，并給客戶留下了一個(gè)不好的初始印象。

    5、有很多客戶根本不看或者不仔細(xì)看產(chǎn)品說明書。假如你的產(chǎn)品或服務(wù)沒有做到簡單易懂，就會引發(fā)客戶的不滿和來電。盡管產(chǎn)品質(zhì)量問題一般不在網(wǎng)絡(luò)電話網(wǎng)頁版的控制范圍之內(nèi)，核算出接聽和處理這些來電的詳細(xì)成本數(shù)據(jù)，可以有效促進(jìn)企業(yè)的研發(fā)和生產(chǎn)部分和解決這些產(chǎn)品缺陷問題。現(xiàn)在，很多產(chǎn)品的人性化、“傻瓜式”設(shè)計(jì)使安裝和使用變得通俗易懂，以致于客戶對所有的產(chǎn)品和服務(wù)都要求有類似的特性。所以，產(chǎn)品的易用性和可用性是減少有關(guān)安裝、使用問題來電的關(guān)鍵因素。