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廣州博奧無紙化會議系統(tǒng)

總體設(shè)計要求

系統(tǒng)要有超前意識、先進(jìn)的設(shè)計思想，技術(shù)上要采用國際、國內(nèi)先進(jìn)的技術(shù)手段，確保系統(tǒng)達(dá)到國內(nèi)先進(jìn)水平。要求提供的技術(shù)設(shè)計方案和選用的產(chǎn)品具有以下特性：實用性、標(biāo)準(zhǔn)性、先進(jìn)性、高可擴(kuò)展性、安全性、經(jīng)濟(jì)性、系統(tǒng)集成性和可管理性。

系統(tǒng)設(shè)計和設(shè)備選型除滿足現(xiàn)有需求外，設(shè)備配置應(yīng)滿足日后系統(tǒng)擴(kuò)展的需要。

系統(tǒng)除滿足功能要求外，還應(yīng)遵循有關(guān)國際、國家方面的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定

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實用性和先進(jìn)性

采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，滿足舉行各類型會議和活動的使用要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的需要。充分發(fā)揮各系統(tǒng)設(shè)備的功能和作用。的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業(yè)務(wù)管理作為要素進(jìn)行考慮，采用集中管理控制的模式。按照實際需要來設(shè)計相應(yīng)的系統(tǒng)，在滿足功能要求和技術(shù)指標(biāo)要求的基礎(chǔ)上盡量簡化設(shè)計，堅持實用化。

廣州博奧無紙化會議系統(tǒng)

傳統(tǒng)會議與無紙化會議的區(qū)別傳統(tǒng)系統(tǒng)辦會效率低：為舉辦一次會議，會務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會議室使用、制作參會人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會議資料、印刷會議資料、制作選票、統(tǒng)計選票、統(tǒng)計到會情況、收集過程文檔、防止敏感會議資料丟失等。上述工作一個人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會議的組織不圓滿。

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參會人員累：由于采用紙質(zhì)的會議資料，參會人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會議過程枯燥，尤其對于較復(fù)雜的議題參會人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報時，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會場局面混亂。

應(yīng)變能力差：會議時參會人員發(fā)生變化，將無法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會議資料在會前幾分鐘或會議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會議質(zhì)量；

表現(xiàn)形式單一：會議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會議過程枯燥，影響會議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類型的會議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動畫等，將起到事半功倍的效果。

設(shè)備操作復(fù)雜：某些會議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會人員難以完全掌握，或者出現(xiàn)問題后難以解決。

資源浪費嚴(yán)重：傳統(tǒng)會議需要大量的紙張開銷，而絕大部分的紙質(zhì)會議資料，會后就沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費。目前，我國乃至全球，各種資源越來越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)

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無紙化會議系統(tǒng)

通過這套專業(yè)的會務(wù)產(chǎn)品，一方面可以“解放”單位內(nèi)部廣大的辦會人員；另一方面移動信息化手段的應(yīng)用，為單位大幅提高辦會效率，幫助會議組織者極大地降低工作壓力，輕松進(jìn)行會議現(xiàn)場管控，持續(xù)降低成本并節(jié)省了時間，帶來內(nèi)部管理水平的升級，同時也為廣大參會者提供了更加詳盡的會議信息資料，讓用戶獲得、、實時和安全的會議服務(wù)，獲得無處不在的會議信息化體驗。同時，為辦公單位節(jié)省大量印刷費用和投影設(shè)備，完全符合國家低碳、環(huán)保理念

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