簡介

項目協(xié)作用于項目監(jiān)控，將復雜的項目管理過程簡化，讓項目成員能夠利用項目空間高效協(xié)作，合理分工，及時積累項目文檔，提升項目知識經(jīng)驗，讓項目管理人員隨時監(jiān)控項目進展，跟蹤項目過程，掌握項目資源調(diào)配情況，精準評估項目績效。

項目協(xié)作分成兩個部分：Teamroom管理器和項目工作室（Teamroom）管理。

Teamroom管理器是對所有項目進行統(tǒng)一管理的平臺，通過管理器可集中管控企業(yè)內(nèi)所有項目，檢查協(xié)作部門的工作進度和工作狀況。

項目工作室（Teamroom）是一個項目團隊的協(xié)作共享空間。通過Teamroom，用戶定義項目階段，文檔類型，項目成員等，可以進行項目公告管理、項目留言管理、活動管理、項目任務管理等推進項目執(zhí)行。可以在空間內(nèi)保存不同項目階段的工作文檔以及相應項目的數(shù)據(jù)，項目過程產(chǎn)生的所有項目資料以一個獨立數(shù)據(jù)庫形式存儲，保存項目知識資源。

項目協(xié)作的人員分配以及業(yè)務流程圖如下：

項目工作室管理員

l 維護項目工作室：為每個項目創(chuàng)建項目工作室，指定項目負責人，項目成員等；維護所有工作室信息。

項目負責人

l 維護自己負責的項目工作室：工作室基礎設置，包括項目公告、項目階段設置、項目小組設置等；維護項目工作室里所有的文檔，包括創(chuàng)建，修改和刪除等。

項目成員

l 錄入項目文檔：錄入項目中資料文檔。

l 錄入活動文檔：錄入項目中組織的活動信息。

l 錄入任務文檔：錄入項目的任務文檔，下達任務，任務負責人執(zhí)行任務反饋等。

l 項目留言：項目成員之間可進行留言。

 

圖1-1 業(yè)務流程圖

項目處理過程

項目的建立

項目建立一般由項目工作室管理員來完成，新建項目時需要指定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等字段，可選擇上傳項目的封面以及項目的附件等。

項目建立后，項目負責人可對項目信息進行編輯、刪除等操作，項目工作室管理員則僅可編輯項目信息。

圖2-1 項目建立

項目建立后會相應的生成項目工作室，工作室中左側呈現(xiàn)的有項目摘要、當前階段、任務安排、項目文檔、項目活動、項目留言，右側是該項目的具體情況。最右側的三個按鈕從上往下依次是項目日歷、查看項目信息、工作室設置。

圖2-2 工作室查看

如圖2-3是項目日歷查看圖，項目成員可在日歷界面發(fā)起任務和項目活動，用戶對于項目中自己所負責的任務以及項目中的活動都可以從項目日歷中查看得到。

圖2-3 項目日歷

項目工作室的維護

l 基礎信息：項目工作室管理員可在工作室設置中可對項目負責人、項目成員等進行快速修改；

2-4 基礎信息修改

l 項目公告：項目公告發(fā)布者可對該項目的公告進行修改，其他項目成員可查看公告；

2-5公告修改

l 項目小組：項目負責人和工作室管理員可對該項目成員進行分組，分組的對象包括項目信息中設置的項目成員和項目負責人。

2-6項目小組建立

l 文檔分類設置：工作室設置中的文檔分類設置主要是方便給項目后續(xù)過程中產(chǎn)生的項目文檔進行歸類。

2-7 文檔分類

l 項目階段設置：項目階段設置同樣也是為項目后續(xù)過程提供劃分的階段。

2-8 項目階段

項目信息的完善

項目進行過程中項目成員可隨時對項目各階段所需的文檔、需完成的任務、項目活動進行建立，項目成員之間可通過通訊錄中的聯(lián)系方式或者以留言的方式溝通，留言后，被留言者可收到待閱消息。

l 項目文檔建立：項目文檔中所屬階段、所屬類別如上文所提及的，需提前在項目工作室中設置好，該文檔的建立可選擇對應通知到項目小組或者項目相關成員。

2-9 項目文檔建立

l 任務安排:任務安排在這里是與項目協(xié)作模塊有關聯(lián)，所以只有項目成員具有‘任務管理’模塊中的‘新建任務文檔’角色權限時才可以在項目信息中新建任務。

2-10 項目任務安排

l 項目活動：項目成員可發(fā)起項目活動，參與人只可選擇項目內(nèi)部人員，建立項目活動后，項目成員的項目日歷中可查看該活動。

2-11 項目活動的建立

l 項目留言：項目成員之間可執(zhí)行一對多的留言。

2-12項目留言

l 通訊錄：通訊錄中呈現(xiàn)的是該項目成員以及項目負責人的郵件以及手機號碼，點擊人員名稱附近的消息按鈕，可對該成員快速建立留言消息。

2-13通訊錄

完善好項目工作室等的設置后，項目工作室的查看狀態(tài)如下：

2-14項目工作室查看