數(shù)字化檔案館傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。

智慧檔案庫房的建設，應當在原有檔案庫房上進行統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)檔案庫房的基本框架和要求，綜合考量，確定總體布局和階段安排、穩(wěn)步推進，按照信息系統(tǒng)建設規(guī)范要求引入監(jiān)理機制，對智慧檔案庫房項目的建設進度、安全措施、質(zhì)量保障等進行全范圍全過程監(jiān)理，發(fā)現(xiàn)問題、及時解決。使智慧檔案庫房的建設成為一個綜合集成資源系統(tǒng)，達到檔案資料的收、管、借更加智慧化。

 檔案材料入館后，管理人員可通過RFID技術對檔案材料進行自動信息登記、館內(nèi)檔案清點、檔案信息查詢、檔案外借和歸還等日常管理工作，并由系統(tǒng)自動進行相關記錄。

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)具備檔案引導功能，根據(jù)檔案室數(shù)字地圖對所需查找的檔案材料進行自動引導（在電子地圖上可顯示對應檔案的具體位置：幾號柜、幾行、幾列等），充分提高檔案查找的效率，并可自動對拿出、收入檔案柜中的檔案進行識別，實現(xiàn)儲位智能化管理。



北京鋼之杰檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)配置監(jiān)控、紅外檢測、門禁管理設備，通過系統(tǒng)統(tǒng)一管理調(diào)度，可與系統(tǒng)其他設備聯(lián)動運行，實現(xiàn)24小時自動布防，保障庫房安全。當監(jiān)測點出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)自動以系統(tǒng)提示、聲光、短信、郵件等多種方式通知管理人員，系統(tǒng)界面同步顯示監(jiān)測異常點，同時啟動報警所在位置的監(jiān)控器自動進行錄像并保存圖像，便于以后查實。將警情自動存檔、保存，便于以后查詢。
     北京鋼之杰智控技術有限公司(簡稱“鋼之杰”)成立于2010年4月，是國內(nèi)的檔案庫房一體化解決方案提供商，致力于檔案管理系統(tǒng)、檔案庫房環(huán)境管理系統(tǒng)、檔案庫房智能化設備、庫房安全管理設備、無線智能控制技術、RFID無線射頻技術、物聯(lián)網(wǎng)技術等技術的研發(fā)與大數(shù)據(jù)分析應用，是一家科技研發(fā)為主的集研發(fā)、設計、制造、服務于一體的科技創(chuàng)新型企業(yè)。目前擁有實用新型專利8項、自主軟件著作權9項。



鋼之杰智能密集柜高科技含量多：智能型密集架集電動、手動、電腦控制于一體，先進結構、功能多樣、易操作功能。這三種控制方法是獨立的，互不影響，互相保護。



檔案庫房環(huán)境監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)設計體現(xiàn)高度集成化、自動化、人性化特點，一套軟件實現(xiàn)全部智能化管理控制。真正實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案館高度集成、多位一體、智能化、科學化、自動化管理控制目標，極大提升檔案環(huán)境管理控制水平。
撫州鋼之杰數(shù)字化檔案館設計公司

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